Zgłoszenie o nabyciu/zbyciu pojazdu – z techniczno-organizacyjnego punktu widzenia

Nowe przepisy spowodowały wzmożoną aktywność w Urzędach a konkretniej w wydziałach Komunikacyjnych. Brak jasno określonych reguł w przepisach odnośnie samej formy składania takiego zgłoszenia w urzędzie powoduje wiele niewiadomych. O tyle o ile przeciętny Kowalski posiadający jeden pojazd idzie do urzędu składa wniosek i po problemie, o tyle przedsiębiorcy posiadający np. 30 samochodów w takiej sytuacji mają utrudnione zadanie. Co bowiem w sytuacji, jeżeli Spółka nabyła 15 samochodów i według przepisów musi je zgłosić do urzędu? Czy prezes takiej Spółki musi osobiście iść do okienka i złożyć 15 osobnych formularzy?

Otóż brak precyzyjnych wytycznych wynikających z ustawy powoduje, że wszystko zależy od procedury przewidzianej w danym konkretnym urzędzie. Na stronie internetowej niektórych urzędów znaleźć możemy gotowy formularz, który wypełniamy podpisujemy i no właśnie… idziemy do urzędu czy też możemy wysłać formularz pocztą? Możemy wysłać pocztą, pamiętając o jego podpisaniu i dołączeniu do niego wszystkich niezbędnych dokumentów takich jak faktura czy umowa sprzedaży/kupna pojazdu. Co jednak w przypadku kiedy gotowego formularza brak? Co powinniśmy zawrzeć w takim zgłoszeniu? Przede wszystkim takie zgłoszenie powinno zawierać, datę, dane adresata, nabywcy, a także dane pojazdu, którego nabycie lub zbycie zgłaszamy, markę, typ (jeśli jest), model, numer identyfikacyjny (numer VIN albo numer nadwozia, podwozia, ramy), dotychczasowy numer rejestracyjny, dane zbywcy lub nabywcy pojazdu, podpis osoby upoważnionej do dokonania zgłoszenia. I dołączyć do niego oczywiście stosowne dokumenty w postaci załączników, co ważne nie muszą być to ani dokumenty oryginalne, ani też potwierdzone za zgodność z oryginałem, wystarczą kopie.

Skoro już wiemy, że zgłoszenie możemy przesłać pocztą, to wracając do naszego przedsiębiorcy, czy musi on wypisać 15 osobnych formularzy? Ile urzędów tyle opinii. Jedni twierdzą, że tak, inni, że nie. Jako, że w zakresie spełniania nowych obowiązków z PRD (rejestracja, informacja), poza formularzem, nie ma dodatkowych wymogów/przepisów o charakterze techniczno-organizacyjnym, praktyka będzie tutaj miała kluczowe znaczenie. Dla przykładu o ile urząd w Krakowie uznaje wersję zbiorczego pisma z wymienionymi po kolei danymi samochodu i innymi wymaganymi (opisanymi wyżej) o tyle, np. w Warszawie pożądane jest przesłanie osobnych zawiadomień dla każdego pojazdu wraz z dokumentem nabycia/zbycia, co by nie generować dodatkowej pracy w urzędzie.  Z uwagi jednak na brak narzuconej procedury zbiorcze pismo z wypisaniem wszelkich wymaganych danych i podpisanych przez osoby uprawnione (nie zapominajmy dołączyć KRS czy pełnomocnictwa) jest całkowicie poprawne i musi zostać przez urząd przyjęte nawet jeżeli wiązałoby się to z koniecznością powielania naszego zgłoszenia przez sekretariat urzędu… 

Zgłoszenie zostanie zarejestrowane od razu, gdy pismo trafi do urzędu. Należy pamiętać jednak, iż nie dostaje się żadnego oddzielnego dokumentu urzędowego, który to potwierdzi, stąd zalecane jest wysłanie zgłoszenia listem poleconym, żeby mieć potwierdzenie, że zgłoszenie zostało odebrane.

Podsumowując, zgłosić nabycie/zbycie można w dowolnej formie czy to na formularzu czy w formie tabeli, bądź samodzielnie stworzonego pisma. Urząd musi pismo przyjąć pod warunkiem, że zawiera ono  wszystkie wymagane elementy (wymienione wyżej) i jest podpisane przez osoby uprawnione. Jeżeli nie chcemy czekać w kolejkach do urzędu, bądź jechać specjalnie do innego miasta, bowiem zgłoszenie należy do właściwości starosty właściwego dla miejsca „ostatniej” rejestracji, która nierzadko oddalona jest od miejsca zamieszkania/siedziby o kilkadziesiąt kilometrów, to zgłoszenie możemy wysłać pocztą.